Precisan emisión de boletas de pago

17/08/2023 Corresponderá al empleador la carga de la prueba respecto al pago de la remuneración y la entrega de la boleta de pago al trabajador. Así lo recalcó el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE) en la reciente guía normativa publicada sobre la importancia de las boletas de pago.

En este documento, detalla que la entrega de la boleta de pago original es obligatoria y debe ser proporcionada al trabajador dentro de los tres día hábiles a la fecha de pago, computándose el plazo al día siguiente en que se efectúo el pago respectivo.

Ratifica, además, la validez de la entrega de estos documentos por medios electrónicos, siempre que exista previo acuerdo con el trabajador.

“Alternativamente, cuando el pago de las obligaciones económicas se deposite en cuenta por medio de empresas del sistema financiero, el empleador puede sustituir la impresión y entrega física de las boletas o constancias de pago por la puesta a disposición al trabajador de dichos documentos mediante el uso de tecnologías de la información y comunicación, siempre que el medio utilizado garantice la constancia de su emisión por parte del empleador y un adecuado y razonable acceso por parte del trabajador”, anota.

En ese supuesto, agrega, no se requiere firma de recepción del trabajador.

El documento relieva que la firma del trabajador en la boleta de pago o la confirmación de su recepción electrónica no implica renuncia por este a cobrar las sumas que considere le corresponden y no figuran en la boleta.

Los empleadores están obligados a conservar el duplicado de las boletas de pago y las constancias correspondientes hasta por cinco años después de efectuado el pago.

Infracciones

Respecto a las sanciones, la guía detalla que no entregar las boletas de pago a los trabajadores en los plazos y con los requisitos previstos o de acuerdo con las formalidades y contenidos exigidos por las normas sobre la materia constituye, en cada caso, una infracción leve.

Mientras que se considerará infracción grave el incumplimiento en materia de boleta de pago como consignar datos distintos a los registrados en las planillas de pago o registros que las sustituyan, o incluir datos falsos o que no correspondan a la realidad.

Firmas

Respecto a la obligatoriedad de que el trabajador firme la boleta de pago, el MTPE explica que si el empleador lo considera conveniente, la firma de boleta de pago por el trabajador será opcional; sin embargo, debe existir alternativamente, un acuerdo del trabajador con el empleador para que la entrega de la boleta se materialice mediante tecnologías de la información y comunicación, tales como, intranet, correo electrónico, u otros de similar naturaleza, siempre y cuando se deje debida constancia de su emisión por parte del empleador y se garantice su efectiva recepción por parte del trabajador. Y respecto a los empleadores, de contar con menos de cien trabajadores, la boleta de pago podrá ser sellada y firmada directamente por ellos o su representante legal, pero de contar con más de cien trabajadores, podrán emplear firma ológrafa, digital o electrónica.