¿Documentos laborales por más de 5 años? Dos salas de la Corte Suprema fijan criterios contradictorios

El año 1992, el Decreto Ley No. 25988, Ley de Racionalización del Sistema Tributario Nacional y de Eliminación de Privilegios y Sobrecostos dispuso que las empresas estaban obligadas a conservar los libros, correspondencia y otros documentos relacionados con el desarrollo de su actividad empresarial, por un período que no excederá de 05 años contado a partir de la ocurrencia del hecho o la emisión del documento. 

Transcurrido dicho período podía disponer de dichos documentos para su reciclaje o destrucción. Se señalaba que inclusive en lo relativo a materia laboral, luego de transcurrido el mencionado período, corresponderá a la parte que alega un derecho su probanza.

Luego, la Ley No. 27029 (1998), añadió que las planillas de pago debían ser remitidas a la ONP. Se reiteró que, luego de transcurridos los 5años, la prueba de los derechos que se pudieran derivar del contenido de los documentos será de quien alegue el derecho.

Previamente, en enero de 1998, el D.S. No. 001-98-TR señaló en su artículo 21 que los empleadores están obligados a conservar sus planillas, el duplicado de las boletas y las constancias correspondientes, hasta cinco años después de efectuado el pago.  

El año 2016 se emitió el Decreto Legislativo No 1310, cuyo artículo 3.4 señaló que, “los empleadores están obligados a conservar los documentos y constancias de pago de las obligaciones laborales económicas solamente hasta cinco años después de efectuado el pago”. La norma añadió que las instancias administrativas, inspectivas, judiciales y arbitrales deben observar esta disposición.  
Las normas señaladas fueron ratificadas por diversas sentencias de la Corte Suprema como las recaídas en la Casación No. 30243-2018  LA LIBERTAD, o la Casación Laboral No.  8817-2020 LIMA, Casación No. 54396-2022- LAMBAYEQUE.

Pero, el 27 de mayo de 2026 fue publicada en el Diario Oficial El Peruano la Casación No. 36773-2023 LA LIBERTAD recaída en un proceso laboral de pago por trabajo en sobretiempo. En dicha ejecutoria, la Cuarta Sala de Derecho Constitucional y Social Transitoria de la Corte Suprema de Justicia estableció, con carácter de vinculante para todos los Jueces que, las normas que autorizan al empleador a conservar los registros de asistencia y planillas únicamente hasta por cinco años después de generados (artículo 6 del D.S. No. 004-2006-TR, artículo 3.4 del Decreto Legislativo No. 1310), no lo exoneran de la carga de demostrar el cumplimiento de sus obligaciones laborales, en este caso el pago del sobretiempo, ni de su deber de colaboración en el marco del proceso laboral.

En otras palabras, generaba la obligación del empleador de conservar documentación más allá de cinco años, fijando una obligación no prevista legalmente.

Hace pocos días la otra Sala de la Corte Suprema, la Segunda, ha emitido la Casación No. 3579-2025-LA LIBERTAD, en la que fija, también con carácter de doctrina jurisprudencial de obligatorio cumplimiento para los Jueces, que los empleadores solo están obligados a conservar los libros, las constancias de pago, las boletas y los registros laborales de todo tipo, incluidos aquellos relativos al control de asistencia y al trabajo en sobretiempo, por un periodo no mayor de cinco años desde la emisión de dichos documentos. Es decir, retoma el criterio antes señalado.

Si bien es acertada esta posición jurisprudencial pues se ciñe a lo que dispone la normativa vigente, preocupa que ambas Salas tengan fallos contradictorios pues ello atenta contra la seguridad jurídica. No queda claro a la fecha que posición adoptarán los Jueces de primera o segunda instancia frente a este tipo de casos. Lo que corresponde, en nuestra opinión es que apliquen la norma y no fijen obligaciones más allá de lo que la ley dispone. Ojalá las Salas unifiquen criterios por el bien de trabajadores y empleadores, en base a lo que señala la normativa.